Por quanto tempo devo guardar meus documentos?

Não sabe por onde começar a organizar seus documentos? Veja nosso guia e nunca mais se perca nos prazos de guarda!

Todo mundo correndo pra entregar seu Imposto de Renda desse ano inclusive eu, e todo ano é a mesma coisa: você precisa de uma dúzia de documentos diferentes, e não sabe onde está nenhum, ou pelo menos a maioria deles. Você vai procurar uma mensalidade escolar e acha uma conta de luz de 2007, e não faz ideia do motivo de ainda estar guardando aquilo, ou pior, nem tem certeza se deveria mesmo guardar aquela conta. Ah, melhor guardar né? Vai que um dia…

Bem, a notícia boa é que você não precisa guardar essa conta. Cada tipo de documento tem um prazo de guarda, dependendo da sua origem e da sua finalidade; e nós fomos pesquisar pra trazer pra você um resumo do tempo de guarda dos documentos domésticos mais comuns, e também tem dois arquivos pra você escolher um, imprimir e colocar na sua pasta de documentos como referência, pra nunca mais guardar o que não precisa. Vem!

PRAZOS POR CATEGORIA

PRAZOS POR TEMPO DE GUARDA

ARQUIVOS E DICAS


Por Categoria

Suas finanças

Tributos

  • Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e DARFs correspondentes: ano corrente + 5 anos (aplique o mesmo prazo para os documentos que você usou para fazer sua declaração)
  • IPTU e DARM: ano corrente + 5 anos, para cobrança de dívidas; 10 anos para efeitos de comprovação de propriedade
  • IPVA: ano corrente + 5 anos – e não se esqueça de solicitar os comprovantes para esse mesmo período quando for adquirir um carro usado.

Contas e Recibos Gerais

  • Contas de água, luz, telefone e TV por assinatura: ano corrente + 5 anos
  • Carnê / comprovante de pagamento de consórcio: até a entrega da carta de liberação, ou para ser ainda mais seguro, até o encerramento das operações financeiras
  • Comprovante de pagamento de mensalidade escolar: ano corrente + 5 anos
  • Comprovante de pagamento de convênio de saúde: ano corrente + 5 anos
  • Comprovante de pagamento de honorários profissionais: ano corrente + 5 anos após a conclusão dos serviços prestados
  • Contratos gerais: até que o vínculo entre as partes contratadas seja desfeito

Moradia

  • Recibo de pagamento de aluguel: ano corrente + 3 anos, e mais 3 anos após a desocupação do imóvel
  • Recibo de pagamento de condomínio: ano corrente + 10 anos – solicite anualmente um comprovante de quitação à administradora do condomínio, assim você só precisará guardar um documento por ano

Compras

  • Nota fiscal de bem durável: pelo prazo de garantia, ou pela vida útil do produto
  • Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis: 30 dias

Serviços Financeiros

  • Comprovante de depósito bancário: até a comprovação do crédito
  • Extrato bancário: ano corrente + 5 anos; pode ser fornecido pelo banco
  • Fatura de cartão de crédito: ano corrente, ou manter por 3 anos caso haja parcelamento de valores
  • Financiamento: até que o bem seja totalmente quitado e desalienado

Seu trabalho

  • Extrato da conta do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): 2 meses, uma vez que os depósitos podem ser informados através de extrato enviado por correio ou mensagem de celular – SMS.
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): guarda permanente
  • Cartão do Programa de Integração Social (PIS): guarda permanente
  • Contrato de Trabalho: guarda permanente
  • Recibo de pagamento de salário: guarda permanente
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT): guarda permanente
  • Guia de recolhimento previdenciário – autônomo: guarda permanente

Os documentos trabalhistas devem ser guardados de forma permanente pois deverão ser usados para comprovar tempo de serviço e contribuição, para a concessão da aposentadoria.

Seu patrimônio

  • Recibo de pagamentos de parcela de imóvel: até o registro de escritura no Cartório de Registro de Imóveis
  • Escritura de Imóvel: guarda permanente, pois comprova o direito de propriedade
  • Certificado de Registro e Licenciamento Anual para automóveis: 1 ano, além do ano corrente
  • Apólices de seguro (vida, residência, veículo, etc): 1 ano após o final da vigência

Sua vida

  • Certidão de Nascimento: permanente, e possui validade até a emissão de uma certidão de casamento ou óbito
  • Certidão de Casamento: permanente, e possui validade até a emissão de uma certidão de óbito
  • Certidão de Óbito: permanente
  • Título Eleitoral: permanente
  • Comprovante de votação: 2 últimos sufrágios ou votações, inclusive dos turnos se houver; em alguns estados é possível obter uma Certidão de Quitação Eleitoral pela internet, e se não for o caso do seu estado, a certidão pode ser emitida em qualquer Cartório Eleitoral.

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Por tempo de guarda

Guarda Permanente

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CPTS)
  • Cartão do Programa de Integração Social (PIS)
  • Recibo de Pagamento de Salário
  • Contrato de Trabalho
  • Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT)
  • Guia de Recolhimento Previdenciário – Autônomo
  • Escritura de Imóvel
  • Título Eleitoral
  • Certidão de Nascimento
  • Certidão de Casamento
  • Certidão de Óbito
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10 anos (além do ano corrente)

  • IPTU e DARM
  • Recibo de pagamento de condomínio

5 anos (além do ano corrente)

  • Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e DARFs
  • IPVA
  • Extrato bancário
  • Comprovante de pagamento de conta de água, luz, telefone e TV a cabo
  • Comprovante de pagamento de mensalidade escolar
  • Comprovante de pagamento de convênio de saúde
  • Comprovante de pagamento de honorários profissionais

3 anos (além do ano corrente)

  • Recibo de pagamento de aluguel
  • Fatura de cartão de crédito, se houver parcelamento

1 ano (além do ano corrente)

  • Certificado de Registro de Licenciamento Anual de automóvel
  • Apólice de seguro (vida, residência, veículo, etc)

Ano corrente

  • Fatura de cartão de crédito, se não houver parcelamento

Outros prazos

  • Recibo de pagamentos de parcela de imóvel: até o registro de escritura no Cartório de Registro de Imóveis
  • Nota fiscal de bem durável: pelo prazo de garantia, ou pela vida útil do produto
  • Nota fiscal de produtos e serviços não-duráveis: 30 dias
  • Comprovante de depósito bancário: até a comprovação do crédito
  • Financiamento: até que o bem seja totalmente quitado e desalienado
  • Carnê / comprovante de pagamento de consórcio: até a entrega da carta de liberação, ou para ser ainda mais seguro, até o encerramento das operações financeiras
  • Extrato da conta do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS): 2 meses, uma vez que os depósitos podem ser informados através de extrato enviado por correio o mensagem de celular – SMS.
  • Comprovante de votação: 2 últimos sufrágios ou votações, inclusive dos turnos se houver; em alguns estados é possível obter uma Certidão de Quitação Eleitoral pela internet, e se não for o caso do seu estado, a certidão pode ser emitida em qualquer Cartório Eleitoral.
  • Contratos gerais: até que o vínculo entre as partes contratadas seja desfeito

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Arquivos de referência – para imprimir

Temos 3 opções de arquivos de referência pra você escolher e guardar junto com seus documentos – assim você sempre vai saber por quanto tempo guardá-los. O primeiro tem duas páginas e tem todos os detalhes de guarda por categoria; o segundo e o terceiro são resumos por prazo de guarda, com apenas uma página cada, e tem apenas formatações diferentes.

Não sabe por onde começar a organizar seus documentos? Veja nosso guia e nunca mais se perca nos prazos de guarda!

 

Não sabe por onde começar a organizar seus documentos? Veja nosso guia e nunca mais se perca nos prazos de guarda!

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E como organizar estes documentos?

A maneira mais simples é organizar os documentos em pastas – simples ou sanfonadas. O importante é que estejam identificadas: se você escolher usar pastas simples, coloque uma etiqueta ou escreva na capa o que há dentro da pasta, assim você não precisa ficar abrindo todas as pastas sempre que precisar de um documento. Dependendo da quantidade de documentos que você tem, e se você tiver espaço, pode ser melhor usar um arquivo suspenso. Hoje em dia há várias opções de arquivos suspensos menores do que os usados em escritórios, que são ideais para uso doméstico.

Nunca coloque seus documentos de guarda permanente em envelopes plásticos, pois eles podem ser danificados com o tempo. O ideal é colocá-los entre folhas de papel vergé ou canson de alta gramatura, que são pouco ácidos e favorecem a conservação dos documentos por mais tempo.

Com seus documentos organizados, fica muito mais fácil não só procurar, como também se desfazer periodicamente de documentos que você não precisa, mas tenha cuidado: não jogue diretamente seus documentos no lixo, pois é bem possível que contenham informações sobre você. Recentemente comprei uma fragmentadora de papel que foi super barata e acaba com esse problema; mas se você não tem uma ou não está nos planos comprar uma fragmentadora agora, um método bem eficiente (embora um pouco mais trabalhoso) é deixar seus documentos de molho em um balde ou bacia com água. Depois de um tempo (eu deixei de um dia para o outro quando fiz isso) o papel se desfaz e gruda um no outro, tornando a identificação das informações bem mais difícil. Aí é só tirar do molho, apertar bem e jogar fora.

E você, está guardando mais documentos do que precisa? Nunca acha o documento certo? Aproveite as dicas e espalhe por aí!

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4 thoughts on “Por quanto tempo devo guardar meus documentos?

  1. Melhor “resumo”! Nunca sei o que posso ou não jogar fora. Também excelente a dica dos papeis em molho na água, sempre fico riscando as informações importantes e depois picotando o papel #cabeçuda! hahaha

  2. Muito bom, valeu por reacender o alerta aqui haha.

    Eu tinha o costume de juntar tudo por cinco anos e depois jogar fora, resumo da ópera: na última arrumação foram quase 10 sacolas de papel picado. E inclusive joguei fora sem querer minha certidão de nascimento 😛

    Você comentou do papel vergê/canson, mas seria legal também algumas outras dicas de conservação, como por exemplo praquele papel térmico (o banco até dá outro extrato, mas muitas notas fiscais também são desse material e com menos de 1 ano desaparecem), papel fotográfico, etc.

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